読み物

2022-07-29

マナーと身だしなみ 第6回「手紙・はがき・メール」(全8回)

面接・病院見学に行くぞ!となった時に気になってくるが「マナー」。そもそも、マナーは何の為にあるのでしょうか?ここでは、年齢や性別、職業も関係なく身につけておくべきマナーをご紹介していきます。

第6回「手紙・はがき・メール」(全8回)

手紙

手紙の文面(例)
書類を送付する際は添え状(送付状)をつけるようにしましょう。

用紙サイズはA4を使用する。
①  日付を記入
   日付は投函日にしましょう。
②  宛名
   正式名称で記入
   会社名・部署名・担当者名を書きましょう。
③  差出人
   大学名・学部・指名・住所・電話番号・メールアドレスを書きましょう。
④  件名
⑤  本文
   頭語に「拝啓」、結語に「敬具」を使用します。
⑥ 「記」書き
   中央に「記」と記入します。
   下に箇条書きで送付書類を書きます。

封筒

宛名書き(例)
書類を送付する際は添え状(送付状)をつけるようにしましょう。

封筒の色は「白色」、縦書きで記入します。
応募書類は書類を曲げずに入れられる大きさにしましょう。
お礼状等は三つ折りで入れられる大きさにしましょう。
① 住所
    都道府県・ビル名・番地はきちんと書きます。
② 宛名
     会社名は略さずに書きます。 例:㈱→株式会社
     「御中」と「様」の使い方に気を付けます。
     「御中」 : 会社や部署へ宛てて送る場合に使用
     「様」 : 個人へ宛てて送る場合に使用
     ※「御中」と「様」との併用はできません。
③ 履歴書在住 
    赤ペンで「履歴書在住」を書きます。
    枠で囲むときは定規を使いましょう。
④ 切手
     郵便局で料金を計算してから発送しましょう。
⑤ のり付け
     スティックのりをおすすめします。
⑥ 封字
    のり付けしたら「〆」と書きます。
⑦ 差出人名
     裏面の左側に自分の住所・名前を書きます。
     都道府県・ビル名・番地はきちんと書きましょう。

はがき

はがきの文面(例)

①  頭語に「拝啓」、結語に「敬具」を使用します。「時候の挨拶」も入れます。
②  見学に行って学んだこと、気づいたことを書きましょう。
③  大学名と自分の名前を書きましょう・
④  宛名
正式名称で記入
会社名・部署名・担当者名を書きましょう。

はがき宛名

① 住所
    都道府県・ビル名・番地はきちんと書きます。
② 宛名
     会社名は略さずに書きます。 例:㈱→株式会社
     「御中」と「様」の使い方に気を付けます。
     「御中」 : 会社や部署へ宛てて送る場合に使用
     「様」 : 個人へ宛てて送る場合に使用
     ※「御中」と「様」との併用はできません。
③ 切手
     郵便局で料金を計算してから発送しましょう。
④ 差出人名
     左下側に自分の住所・名前を書きます。
     都道府県・ビル名・番地はきちんと書きましょう。

メール

病院とやり取りを始める時に、最も多く使われるツールがメールです。学内で使うことはあっても日常で使うことがほとんどなく、どのような書き方をすればいいのか分からないという方も多いはずです。メールでのマナーもしっかり抑えて、好印象を与えられるようにしましょう。

メールの書き方のポイント

①  必ず件名を入れる
メールを送る際は、必ず『件名』を入れましょう。
〈件名の書き方例〉
病院見学に関するお願い(○○大学 医学部○年 ○○)
病院見学のご相談(○○大学 医学部○年 ○○)
【臨床研修資料送付のお願い】○○大学 医学部○年 ○○

件名だけでメールの内容と誰からの連絡だとわかるのがベストです。また、「件名なし」は失礼にあたるので、入れ忘れないように注意しましょう。
病院には、毎日多くのメールが届いていますが、件名にしっかりと要件が書いてあると病院の担当者がメールを見落とすリスクを減らすことができます。

② 宛名の名前を正確に記載する
研修病院によっては複数の担当者がメールを共有している場合もあります。誰宛てのメールなのかが分かるように宛名には『法人名』、『病院名』、『役職』、『担当者のフルネーム』を記載しましょう。相手の担当者の名前はもちろんのこと、法人や部署名など略さず入れることが大切です。

《宛名の書き方例①》     《宛名の書き方例②》 
医療法人○○会 △△病院     医療法人○○会 △△病院
□□部△△課           □□部△△課 御中
○○ ○○様

担当者の名前が分からない場合には、『ご担当者様』と記載すれば大丈夫です。
もしくは『○○病院 御中』・『○○部 御中』など『御中』でもかまいません。ただし、『御中』と『様』の併用はNGなので注意しておきましょう。企業や部署に対しては『御中』、人に宛てての場合は『様』を使うのが基本的なルールです。
※時々『○○部長様』のように役職の後に様を付ける方がいますが、これはNG。
役職、様どちらも敬称なので『部長 ○○様』が正解です。

③ 本文
まずは挨拶文を書いてから、自己紹介『大学名』『学年』『氏名』を記入します。
次に、『どうして連絡をしたのか』要件(目的)と理由を明確に書きます。
また、その病院を知った理由を入れること、最後に終わりの挨拶を入れることも忘れないようにしましょう。
医療機関に向けて送るメールなので、極力丁寧にメールを作ろうとしてしまいがちですが、丁寧にし過ぎるあまり、前置きが長く要件が伝わりづらいメールになってしまうことがあります。
『いつ、どこで、誰に、何をしてほしいのか』などを意識したりして、わかりやすく伝えることが大切です。

④ 最後に署名
『大学名』『学年』『氏名』『電話番号』『メールアドレス』を記載します。
署名を付与する際の注意点は『現住所』と『電話番号』を記載すること。
『電話番号』は繋がりやすい携帯電話の番号を記載するのが好ましいです。

病院見学の御礼メールには見学をしてあなたがどう感じたか、どういうところが参考になったかをメールに入れましょう。
具体的にどんなことが分かったのか、知ることができたのかを書くと、より印象がアップします。また、見学をさせてもらった感謝の気持ちを伝えることも忘れずに書きましょう。

メール例文 【病院見学申込の場合】

メール例文【病院見学お礼の場合】

メール例文【病院から返信が来た際の返信メール】OKの場合

メール例文【病院から返信が来た際の返信メール】断られた場合

返信メールの書き方ポイント

① 件名は変えずに『Re:』で返信
病院からのメールに対して返信する際は、件名を変えずに送りましょう。
件名を変えない方がメールを検索して探しやすくなり、病院の担当者のメール管理・処理の手間を省くことができます。

② 相手のメールは残したまま送る
受信メールに対して返信すると、相手の本文が引用される形で残ります。(メールソフトの設定によっては引用されない場合もあります)
そのような場合は、引用されたこれまでのメールの内容は消さずに、本文中に残したまま送信しましょう。
そうすることで、自分も相手もお互いにメールでのやり取りの経緯が一目でわかるので、過去のメールを見返す必要がなくなるというメリットがあります。

③ できるだけその日のうちにメールを送る
病院から返信がきたら、その日のうちに返信メールを送るようにしましょう。

メール例文【資料送付の依頼の場合】