社会人マナー講座

社会人マナー講座

研修病院の担当者は医学生からのメールだけではなく、日常業務でやりとりする院内や外部からのメールなど、数多くのメールを限られた時間で見ています。
そこに、メールを送信する側として意識すべきことは、「誰からのどういう要件かがひと目でわかるメールにする」ということです。

件名

研修病院の担当者に関わらず、現代のビジネスシーンでメールは業務を進行させる重要な手段となっています。
日々、大量のメールを受信する上で、「件名」を見てメール本文を読む優先順位を決める事も少なくありません。
ここで大切なのは「誰からのどういう要件かがわかる」ように簡潔に「件名」を付けるということです。

<件名の書き方例>
貴院見学申し込みについて(リンク大学 リンク太郎)
【 リンク大学 リンク太郎 】臨床研修資料送付のお願い

宛名

研修病院によっては複数の担当者が共有してメールを見ている場合があります。 誰宛てのメールなのかが分かるように、施設名、部署名、担当者名など、わかる範囲で省略せずにしっかり記入しましょう。

<宛名の書き方例>
リンクスタッフ病院
総務部人事課 御中
○○ ○○様

本文

本文でも、まずは目的(自分が一番伝えたい事)を書いて、このメールに書かれている文章がどういう要求のものなのかをひと目でわかるようにします。
その後に必要に応じて詳細や理由などを書き、最後に締めくくりと差出人の情報を書きます。

<本文の書き方例>
はじめまして。
○○大学医学部医学科6年のリンク太郎と申します。
貴院の臨床研修に関する資料の送付をお願いしたく
メールさせていただきました。

貴院のホームページで、
地方の救急医療について先進的な取り組みを
実施されている事を拝見しました。
私自身、地方の救急医療に大変興味を持っており、
是非、詳しい内容を知りたいと思い
資料請求のメールをさせていただいた次第です。

お忙しいところ、お手数をおかけし大変恐縮ではございますが、
何卒、ご返答の程、よろしくお願い申し上げます。

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○○大学医学部医学科
リンク 太郎(リンク タロウ)
Eメール:linktarou@linkstaff.ne.jp
住所:123-4567 大阪府大阪市中央区0-0-0
電話:06-0000-0000

送信する前に自分でひと通り読んでみる

メールは手書きではなくキーボードで打ち込む為、誤字脱字やおかしな表現などに気づかないまま送信してしまいがちです。 メールを書き終えたら1度ひと通り自分で読んでみるだけでも、そのようなミスをする確率を大幅に下げる事ができます。 特に下記については注意して確認をするようにしてください。

  • 自分の情報に間違いがないか? メールアドレス、住所、電話番号などに誤りがあると病院から連絡が取れないという事態になるかもしれません。
  • 相手のメールアドレスに間違いがないか? 別の病院のメールアドレスを入力してしまっていないか?
  • 適度な改行や行間などを利用して、読みやすい本文になっているか?
  • 変換ミスや誤字脱字はないか?

メール送信後

メールで要求した事に対して、病院から何らかの応答があればすぐにお礼のメールを送りましょう。
病院からの応答があるまでは、こまめにメールチェックをするように心がけましょう。

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